Oggi parliamo di Gestione del Tempo o di Time Management, ti presento diversi metodi per ottimizzare la gestione delle attività e per essere maggiormente produttivo.
SOMMARIO
Gestione del Tempo
Che tu sia Elon Musk, il fondatore di Tesla oppure l’ultimo sfigato della Terra, le tue giornate durano sempre 24 ore, non un minuto di più non un minuto di meno. Eppure, evidentemente, ci sono persone che hanno una gestione del tempo sicuramente più ottimizzata della media.
In quest’articolo, ho sintetizzato ben 4 metodi, alcuni dei quali li uso e li ho usati con ottimi risultati.
Matrice di Eisenhower
Questa probabilmente è la tecnica che preferisco in assoluto perché mi permette di categorizzare immediatamente le attività e, di conseguenza, di effettuare una Gestione del Tempo più puntuale ed efficace.
Per usare al meglio questa matrice, procedi in questo modo:
- Elenca in un foglio le attività (task) della giornata o della settimana.
- Per ognuna di esse, decidi se:
- è importante e urgente (quadrante Q1)
- è importante, ma non urgente (Q2)
- non è importante, ma è urgente (Q3)
- non è importante e non è urgente (Q4)
Le attività che devi svolgere subito sono quelle di Q1, non devi svolgere nessun’altra attività se tutte quelle di Q1 non sono state completate.
Le attività di Q2 di solito possono:
- essere eseguite nella giornata, dopo che le Q1 sono state eseguite
- essere pianificate nei giorni successivi della settimana.
Le attività di Q3 dovrebbero essere delegate, ma se proprio non puoi, allora eseguile dopo che hai completato Q1 e pianificato Q2.
Infine Q4, idealmente sono attività di cui puoi fare a meno e quindi depennarle completamente senza perdere tempo oppure delegarle.
Esempio:
oggi è il 28 febbraio 2022 e scrivi questo elenco per la settimana (che termina il 4 marzo):
- telefonare clienti Pippo, oggi entro le 15.00 – Q1
- andare a comprare l’aspirina – Q3
- andare a vedere l’auto da noleggiare – Q4
- completare il report da consegnare entro il 3 marzo – Q2
- …
Lavagna ABC (o Metodo ABC)
Questa è una semplificazione della matrice di Eisenhower, si tratta semplicemente di suddividere i task per priorità alta, media, bassa ovvero A, B e C come nell’immagine seguente:
Anche in questo caso il consiglio è di stilare un elenco di tutte le attività della giornata o della settimana e, in un secondo momento, assegnare a ogni task la sua priorità.
Dopo di che, copia i task nelle rispettive “lavagne” che possono essere semplici fogli attaccati al muro o un file excel o qualunque altra cosa che ti aiuti allo scopo.
Tecnica del Pomodoro
Questa tecnica di Gestione del Tempo è davvero molto utile per evitare la spiacevole abitudine alla procrastinazione che ti fa rimandare all’infinito le cose da fare.
La tecnica è semplice, ti basta un timer che puoi impostare sul tuo smartphone, direttamente sul PC oppure con uno di quei timer che si usano in cucina e che costano un paio d’euro, se il ticchettio non t’infastidisce.
Lavori per blocchi da 25 minuti in cui sei focalizzato sull’attività da compiere. In questi 25 minuti niente distrazioni, niente telefono, niente notifiche, niente di niente. Concentrato!
Al termine dei 25 minuti, ti prendi 5 minuti cronometrati di pausa. Ti consiglio di allontanarti dal computer e dedicarti ad altro.
Se 25 minuti sono troppo pochi, ad esempio per me sono davvero pochi, usa blocchi da 50 minuti e pause da 10-15 minuti.
Dopo 4 blocchi da 25 o 2 da 50, fai una pausa più lunga, poi ricomincia.
Principio di Pareto
Sì, Pareto è dappertutto, perfino nella Gestione del Tempo! Il concetto è semplice: di solito solo il 20% delle attività produce l’80% dei risultati utili e viceversa.
Quel “viceversa” vuol dire che il più delle volte stai svolgendo attività che non sono veramente produttive. Qui però le cose si fanno più complesse perché questo metodo prevede un buon livello di maturità nel comprendere quali siano quelle attività ad alto rendimento e quelle invece che ti fanno solo perdere tempo o che t’illudono di procurarti un risultato.
Di solito queste ultime sono quelle di “facciata”, quelle “fighe”, di solito hanno a che fare con i social, con le condivisioni, con i video su YouTube e altro di questo genere.
Gestione del Tempo: buone e sane abitudini
Oltre alle tecniche, a mio avviso, ci sono delle sane e buone abitudini che ti consiglio di adottare.
Sono abitudini che ho introdotto nella mia vita professionale e che ho constatato darmi ottimi risultati.
1_ Alzati un po’ più presto al mattino
Ne ho scritto un post proprio qualche giorno fa, eccolo:
Proprio come ho scritto nel post, la mattina mi sveglio un’ora prima del solito in modo da avere tempo per qualche minuto di meditazione, per una colazione tranquilla, per ascoltare un podcast e recarmi al lavoro senza stress. Arrivo anche un’ora prima al lavoro, così ho più tempo per prendermi un caffè e pianificare gli obiettivi della giornata di cui parlerò con la mia Marketing Manager, che poi trasferisce al Team di 667.Agency.
Il concetto importante è che durante le prime ore del giorno la forza di volontà è ai massimi livelli, questo ti permette di fare tutto in maniera più redditizia, più semplice e più efficace. Per ottenere il massimo, molti guru suggeriscono di adottare un rituale, io ad esempio medito 7 minuti, non sarà tantissimo, ma meglio poco che niente. Inoltre sento che mi fa bene. Tu magari puoi leggere qualcosa di utile oppure fare un po’ di sport. In alcuni mesi dell’anno, aggiungo 15 minuti di camminata rapida sul tappeto.
2_ Pianifica le attività della giornata
Almeno le attività della giornata devono essere pianificate, di sicuro devi avere stabilito l’obiettivo più importante della giornata, quello che garantisce che è stata una giornata produttiva. Stabilire questi task dalla mattina è davvero una cosa utile. Come ti ho detto, io arrivo prima in ufficio proprio per questo, in modo da condividere questi task/obiettivi con Cinzia De Falco e iniziare alla grande la giornata lavorativa.
Esistono diversi software utili allo scopo, noi usiamo Wrike, ma ce ne sono altri come Trello, Google Keep o ToDoList.
3_ Evita le distrazioni sul posto di lavoro
Da molto tempo ho preso l’abitudine di eliminare tutte le notifiche dal mio smartphone. Ora, non dico di fare come me, io sono davvero estremista e nessuna app come Whatsapp, Facebook, LinkedIn, Posta Elettronica mi notifica niente, neanche appare il pallino rosso! Ho deciso che devo essere io ad aprire e vedere se c’è qualcosa. Il mio consiglio è almeno di disabilitarle con l’opzione “non disturbare” del tuo telefono nel periodo in cui lavori. Fai in modo che solo specifiche persone a te care possano telefonarti, tutto il resto è fuori finché non ti rendi nuovamente disponibile.
Studi hanno dimostrato che consultiamo il telefono più di 200 volte al giorno e ogni volta che prendiamo il telefono in mano, impieghiamo circa 15 minuti per ritrovare lo stesso focus di concentrazione appena interrotta. Ergo: perdiamo ORE per consultare inutili e stupide notifiche!
Questo è il motivo per il quale devi creare un ambiente di lavoro che sia libero quanto più possibile da distrazioni e perdite di tempo. Pianifica in anticipo le tue pause e quando arrivano, goditele a pieno.
4_ Il multitasking è una caxxata!
Il multitasking semplicemente NON ESISTE. Sì, è proprio così: non esiste, è un mito, una leggenda.
Il nostro cervello non è predisposto per fare più cose contemporaneamente, questo vuol dire che se effettivamente ci dedichiamo a più cose nello stesso momento:
- sprechiamo più energia del dovuto
- non siamo davvero efficienti in nessuna di queste attività.
Importanti studi scientifici hanno dimostrato che il multitasking può diminuire l’efficacia anche del 40% e oltre, quindi pensaci bene prima di dire che tu sei uno che con il multitasking ci va a nozze.
5_ Pianifica le tue pause
Personalmente ho due pause importanti (a parte la pausa pranzo): una è alle 10:45, in cui mi concedo 20 minuti per un caffè rilassante, e l’altra è alle 17:00 in cui mi rilasso per altri 20 minuti con un tè o una tisana, seduto in poltrona con della bella musica dolce e la luce leggermente soffusa.
Comunque si metta la giornata, cerco sempre di non saltare queste due pause perché so che mi servono, sono mie, sono premi, sono momenti rigenerativi tutti per me.
Ti consiglio di pianificare in anticipo le tue pause, magari anche un giorno del mese in cui decidi di prenderti uno stop. Ti assicuro che serve e fanno bene, dopo sarai certamente più produttivo.
Altre idee?
E tu hai altri metodi? Hai altri suggerimenti per migliorare la gestione del tempo? Hai anche tu delle routine mattutine? Fammelo sapere con un commento o condividendo quest’articolo sul tuo social preferito e taggandomi, così partecipo anche io alla discussione.