Come aumentare la produttività

Come essere più produttivi: 4 tecniche efficaci e 8 maledetti errori che devi evitare!

Ecco 8 errori da evitare e 4 speciali tecniche per aumentare la tua produttività quotidiana (sperimentate e testate, niente cose teoriche!).

In questo articolo e in particolare nella nuova puntata del podcast marketing che ti consiglio di ascoltare, ti presento alcune utili strategie che ho testato personalmente e che ti serviranno per aumentare la tua efficacia e la tua produttività giornaliera.

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Ascolta la puntata del podcast

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Come aumentare la produttività

Iniziamo con il comprendere che esistono due mostri che assorbono e distruggono le tue energie mentali:

1. I cerchi aperti nella tua mente.
2. Le notifiche del tuo smartphone.

Chiudi i cerchi della mente!

Iniziamo con un concetto basilare: i cerchi della mente. Ogni qual volta provi a ricordare qualcosa, apri un “cerchio” nella tua mente che attende di essere “chiuso”. Questa attesa assorbe costantemente energie mentali.

Ecco qualche esempio classico: stai lavorando al tuo progetto, possono accadere alcune cose che aprono cerchi nella mente:

1. Devi ricordare di fare una telefonata tra un’ora.
2. Mentre lavori, porti in memoria alcune “sub-attività” che ti servono per completare il lavoro. Ad esempio: stai scrivendo un ebook e devi ricordare di mettere tutti i titoli in rosso e poi aggiungere i numeri di pagina ad ogni pagina.
3. Stasera devi passare per la farmacia per comprare quelle pillole per il mal di gola di Chiara.

Ogni qualvolta che tenti di ricordare qualcosa che va al di là dalla tua attività principale, apri un cerchio nella tua mente e questo cerchio inizia a girare assorbendo energie creative e produttive.

Più ne apri, più facilmente ti stancherai e meno sarai produttivo.

Quindi la prima regola per la produttività è chiudere questi cerchi ovvero demandare a terzi la memoria di ciò che devi fare:

1. Imposti un promemoria nel tuo telefono (o nel computer) che ti ricorda che tra un’ora devi fare quella telefonata. Così puoi tranquillamente dimenticartene e chiudere il cerchio. Personalmente uso Siri del mio iPhone come se fosse una segretaria: “Siri, ricordami alle 12.30 di chiamare Tizio”, e mi tolgo il pensiero.
2. Ogni volta che ti viene in mente qualcosa da fare relativamente al lavoro che stai svolgendo, lo annoti in un’agenda, un blocco note o in un quaderno. In questo modo chiudi il cerchio mentale e liberi energia che puoi usare per il tuo lavoro principale.
3. Anche per la farmacia, imposta un reminder nel telefono oppure lascia un foglietto in auto.

Lo smartphone: il tuo nemico n.1

È stato scientificamente provato che una persona consulta in media, durante tutta la giornata, più di 200 volte lo smartphone sia per leggere le notifiche che per verificare se ce ne sono di nuove.

È sempre scientificamente provato che, se stai lavorando ad un’attività, ben focalizzato in quello che stai facendo, e ti arriva una notifica che ti porta a distoglierti dal lavoro, per ritrovare lo stesso livello di focalizzazione impiegherai tra 10 e 15 minuti!

Te lo dico in altro modo: ogni qualvolta leggi una notifica sul tuo smartphone, per ritrovare la concentrazione e il top della focalizzazione, hai bisogno tra 10 e 15 minuti.

Ora, supponi che tra le 9.00 alle 12.00 tu controlli solo 5 volte il tuo smartphone: hai bruciato tra 50 e 75 minuti di efficacia e produttività!

Qui da noi in 667.Agency, dalle 9.00 alle 12.00, che di solito è il momento più produttivo della giornata, abbiamo deciso di chiamarlo “periodo smartphone free” in cui tutti i telefoni hanno internet (linea dati) disabilitato e funzionano solo per ricevere telefonate.

Dopo un iniziale momento di “disagio mentale”, oggi in molti continuano a mantenere attiva questa buona abitudine perché hanno testato sulla loro pelle quanto riescono ad essere maggiormente efficaci e meno stressati.

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Gli 8 errori che ti impediscono di essere produttivo

Prima di vedere quali sono questi 8 errori che ti mettono i bastoni tra le ruote della tua produttività, vediamo qual è lo strumento maggiormente usato per la gestione delle proprie attività: la to-do-list.

La To-Do-List

La lista delle cose da fare è lo strumento maggiormente utilizzato per gestire i propri task (attività) giornalieri. Il motivo è semplice: puoi organizzarla su un pezzo di carta e ci sono miriadi di app utili allo scopo.

Ti consiglio (non ci guadagno niente, è solo un consiglio) To-Do-List perché funziona bene, è completa e in italiano:

Ma proprio perché la to-do-list è lo strumento più usato, gli errori che ti impediscono di essere produttivo derivano proprio dal suo uso improprio. Quindi vediamo questi 8 maledetti errori che minano la tua efficacia.

Errore n.1: non hai impostato le scadenze

Il re di tutti gli errori che minano la tua efficacia è proprio questo: non hai scelto una data di scadenza: hai scritto solo “Chiamare Ugo” ma non hai aggiunto quando farlo, a che ora precisa e quanto deve durare al massimo quella telefonata.

Ecco come devi procedere:

1. individua l’attività;
2. stabilisci un tempo massimo per lavorarla;
3. imposta una data di scadenza plausibile.

Errore n.2: lasci alla fine il rospo più grosso!

Un libro che senz’altro ti consiglio di leggere e applicare nel tuo lavoro è “Ingoia il rospo” di Brian Tracy, che ho avuto la fortuna di conoscere personalmente.

Nel libro Brian dà tantissimi consigli su come essere più produttivi, ma quello n.1 è il seguente:

ingoia per prima cosa il rospo più grande.

Brian Tracy

Eh già, perché di solito procrastiniamo e spostiamo più avanti possibile il lavoro che più ci dà noia, quello più difficoltoso e impegnativo. Invece dobbiamo affrontarlo subito, come prima cosa, con il massimo dell’energia, dopo di che tutto sarà in discesa.

Quindi prendi la tua lista, individua il rospo più grande e fallo fuori per primo, mangialo prima che… sia lui a mangiare te, perché alla fine accadrà che lo avrai rimandato, magari al giorno dopo e questa sarà la tua sconfitta.

Errore n.3: la tua lista è troppo lunga

C’è una fantastica frase di James Ling, tra i più grandi imprenditori statunitensi, che cito spesso ai miei collaboratori:

Non dirmi quanto duro lavori, dimmi ciò che hai realizzato.

James Ling

Ci sono persone malate di cose da fare. Sono quelle che ovunque le incontri ti dicono, di solito in modo trafelato, che hanno un milione di cose da fare. Di solito hanno anche liste infinite di cose da portare a compimento e, proprio per questo motivo, non concludono mai nulla!

Avere una lunga lista di cose da fare è davvero demotivante attivando in modo negativo il nostro cervello che quando si trova di fronte ad una vasta gamma di scelte, di solito tende a non scegliere.

Infine, avere una lunga lista di cose da fare, comporta un’altra sindrome che limita notevolmente la tua efficacia e produttività:

LA STANCHEZZA DECISIONALE che si verifica quando passi troppe ore al giorno a prendere decisioni, a scegliere quali attività fare ora e quali dopo. La stanchezza decisionale ti impedisce di iniziare facendoti bloccare.

Errore n.4: mischi attività di natura diversa

Non puoi mettere insieme attività da pochi minuti con attività da molte ore.

Un altro errore è mettere insieme task di progetti diversi in modo mischiato, questo ti fa perdere la focalizzazione spostandoti da un progetto all’altro.

Dividi le attività tenendole separate “fisicamente” per progetto. Se un’attività prevede dei sotto task, questi ultimi non devono confondersi con quelli di un’altra attività.

Errore n.5: confondi il progetto con l’attività

Ad esempio: “Fare il sito internet del cliente XY” non è un attività, ma un progetto costituito da tutta una serie di task, ad esempio:

• Sviluppo del layout grafico.
• Approvazione del layout grafico.
• Conversione del layout grafico in HTML.
• Installazione di WordPress.
• Scrittura del testo della homepage.
• Ecc.

Errore n.6: non hai definito uno scopo

Perché devi fare quell’attività? Alle volte si confonde l’attività con l’obiettivo. Fare 30 telefonate al giorno non è l’obiettivo, esso – ad esempio – è vendere il prodotto XY oppure è vendere il corso YZ o è fissare l’appuntamento al venditore.

Quindi dovresti chiederti se quelle 30 telefonate che hai da fare sono tutte uguali o se invece ci sono interlocutori di maggiore valore e con i quali hai un rapporto tale da riuscire a concludere l’obiettivo con maggiori probabilità.

Se non ti chiedi e definisci con attenzione lo scopo di quelle attività, è facile che cadi nella sindrome della persona efficiente ma non efficace.

La persona efficiente fa le cose nel modo giusto, la persona efficace fa le cose giuste!

Quindi potrebbe capitare che tu sei molto efficiente e concludi tutte le 30 telefonate della giornata, senza comprendere che i clienti più fattibili erano alla fine della lista, ma sei arrivato stanco e hai concluso solo 5 vendite.

Una persona efficace invece ha esaminato la lista e ha scelto 15 clienti con un potenziale di chiusura più alto ai quali ha dedicato maggior tempo e qualità e alla fine della giornata ha chiuso 8 vendite.

Dal punto di vista dell’efficienza tu hai lavorato il doppio, ma il tuo collega è stato del 60% più produttivo di te!

Errore n.7: non hai definito la data d’inizio

Ci avevi pensato? Così come è importante la data di fine, è fondamentale impostare la data di inizio dell’attività. Dopo che hai buttato giù l’elenco delle cose da fare, devi decidere quando iniziare per ognuno di essa in base a due parametri:

1. Data di consegna prevista.
2. Tempo di lavorazione del task.

Errore n.8: non distingui ciò che non dipende da te

Soprattutto se lavori in un team o in collaborazione con altri professionisti, non sempre tutto dipende da te, anzi ci saranno alcune produzioni che potrai completare solo se qualcun altro termina le proprie attività.

Queste tipologie di task vanno sempre inserite in liste separate per due motivi:

1. Motivo tecnico: è meglio perché così riesci a tenere sotto controllo quanti task dipendono da altri e puoi gestire meglio e più velocemente i rapporti con queste persone.
2. Motivo emozionale: avere troppi task non risolti nella lista, comporta sconforto e scoramento.

Riepiloghiamo

Una buona To-Do-List deve prevedere almeno questi dati:

1. Nome dell’attività (e sub-attività).
2. Data di inizio lavorazione.
3. Stima del tempo per il completamento.
4. Data di fine ovvero data di consegna.

Esaminati gli errori più comuni, è tempo di prendere in esame le tecniche e le strategie per aumentare la tua produttività giornaliera.

Strategia: oggi, domani, in settimana

Questa strategia la applico per la mia gestione personale, compilo sempre la mia agenda inserendo

1. le cose che devo fare oggi,
2. quelle che prevedo per domani
3. quelle previste per questa settimana.

Di solito procedo scrivendo i progetti suoi quali sto lavorando, individuo le attività che mi servono per portarli a compimento e poi decido, in base ai tempi di lavorazione e alle scadenze, cosa posso fare oggi, cosa domani e cosa in questa settimana.

Dopo di che, considerato che come abbiamo visto l’ideale è mantenere liste molto brevi ma efficaci, applico, nella singola giornata, la tecnica 3+2 oppure 1+3+5. Di solito propendo per quest’ultima.

Tecnica n.1: lista 3+2

Si tratta di scegliere 3 attività grandi e 2 medie. Per attività grandi intendo task ai quali è necessario lavorare dalle 2 alle 3 ore. Quelle medie sono task ai quali lavori dai 30 minuti ad 1 ora. Il vantaggio di questa tecnica è che ti mantiene fortemente focalizzato su una lista ben bilanciata tra attività complesse e attività più semplici.

Tecnica n.2: lista 1+3+5

Quando hai molte attività, probabilmente questa è la soluzione più flessibile composta da:

• 1 attività grande (2-3 ore di lavoro);
• 3 attività medie (30 minuti, 1 ora);
• 5 attività piccole (entro i 30 minuti).

Vista Kanban

Quando le cose da fare sono tante, una buona soluzione è cambiare “punto di vista” e dalla solita lista verticale puoi passare alla vista Kanban, termine giapponese che vuol dire “cartellino”.

Ho usato questo metodo per anni, prima di passare all’uso di software più evoluti, e ancora, nella mia agenda, quando devo gestire cose personali, mi ritrovo a impostare questa strategia di visualizzazione delle attività.

È molto semplice ed efficace, devi creare tre colonne:

1. Attività da iniziare (To do).
2. Attività in corso (Doing).
3. Attività completate (Done).

L’ideale è usare un Kanban per ogni progetto. Se usi una lavagna vera, ti consiglio di utilizzare dei post-it colorati, i diversi colori dichiarano la priorità dell’attività. Sposterai, di volta in volta, i post-it da “To do” a “Doing” e infine a “Done”.

La visualizzazione Kanban è molto utile perché a colpo d’occhio ti fa comprendere a che punto ti trovi per il completamento del progetto: se teoricamente hai 100 cartellini iniziali in “To do” e ora ti trovi con 30 post-it in “Done” e 60 in “Doing” vuol dire che:

• il progetto è completo al 30%
• è in lavorazione al 60%
• è ancora in partenza il 10%

Il sistema a Matrice di Eisenhower

Uno dei problemi che non ti portano a completare i tuoi lavori è che spesso confondi il concetto di urgente con quello di importante.

Consideriamo importanti le attività da completare nel breve periodo, ma non è detto che sia così, spesso è solo un problema di pianificazione errata.

La Matrice di Eisenhower ti aiuta a comprendere che esistono 4 tipi di attività:

1. importanti e urgenti;
2. importanti e non urgenti
3. non importanti e urgenti
4. non importanti e non urgenti

Pianificare vuol dire fare in modo che le tue attività più importanti da svolgere nella giornata ricadano nel quadrante n.2: cose importanti ma non urgenti ovvero task sì importanti, ma di cui non ti sei ridotto a ridosso della data di consegna. Questo ti permette di lavorare in maniera più rilassata e produttiva, evitando di avere attività nel quadrante 1.

Inoltre la Matrice consiglia anche un altro tipo di approccio a seconda del quadrante in cui ricadono le attività:

1. Nel quadrante 1 devi agire prontamente, sei a ridosso di scadenze importanti. Cerca di stare il meno possibile in questa zona della Matrice e di pianificare per bene le attività in modo da lavorare nel quadrante n.2.
2. Questo è il quadrante di chi sa pianificare le proprie attività, puoi farle subito (se il quadrante 1 è vuoto) o pianificarle nel breve periodo.
3. Sono attività in scadenza ma non importanti. Puoi delegarle? Sarebbe l’ideale, in modo che tu possa dedicarti ai quadranti 1 e 2.
4. Sono cose di cui probabilmente puoi fare a meno…

Riepilogo: Come creare la tua lista perfetta

Hai visto un bel po’ di errori da evitare e strategie da applicare per migliorare la tua produttività giornaliera. Riepiloghiamo in 5 punti le caratteristiche fondamentali di una To-Do-List che ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi e a essere davvero produttivo:

1. Definisci le attività che vuoi svolgere oggi (da quelle future).
2. Chiarisci con precisione quali sono gli obiettivi chiave delle attività.
3. Assegna sempre una data di inizio e una di fine.
4. Limita il numero di attività giornaliere e bilanciane il “peso”.
5. Identifica e separa quelle attività che per essere completate hanno bisogno di altre persone.

Software suggeriti

• To-Do-List
• Google Keep 
• Trello